O processo de auditoria em qualquer lugar , seja empresa grande, pequena ou orgãos públicos, deve ser independente e externa , com acessos e informações completas. Ela tem o papel não só de ver erros, perdas ou detectar fraudes, mas também de corrigir e sugerir melhorias.
O que não pode existir, sob pena de prejudicar a auditoria?
A auditoria correta, não pode ser por amostragem;
A auditoria correta, não pode ser feita com acessos incompletos ou informações faltantes;
A auditoria correta, não pode ter obstáculos, de pessoas ou ausência de retornos de solicitações;
Principais perdas encontradas em auditorias são:
Falta de informações para auditoria:
A constatação de falta de informações é o principal item que determina a execução do trabalho sendo o principal prejuízo mais grave a ser constatado, pois caracteriza uma insegurança dos dados sendo assim já é suficiente para fazer um laudo de reprovação dos processos da empresa.
Falta de informações ou falta de controle financeiro:
A falta de controle financeiro que deve ser conferida diariamente através de conciliação bancária, pode ocasionar em sérios prejuízos, assim são eles:
Pagamentos em duplicidade que gera prejuízo para empresa, pois é comum recebimento de boleto em duplicidade ou pagamento com erro e refazimento, assim no refazimento surge a duplicidade de débito no banco.
Exemplo: O pix apesar de confiável, já foi constado em momento de instabilidade, gera erro e não envia, mas acaba enviando, caso não seja conferido extrato, o usuário acaba refazendo gerando a duplicidade.
Falta de pagamento. O não registro adequado das contas a pagar , gera falta de pagamento, por consequência pode gerar protesto e juros para empresa.
Recebimento em Duplicidade. O não registro adequado de contas a receber pode gerar cobranças em duplicidade gerando desconforto com cliente e perda de credibilidade.
Falta de recebimento. O Não controle de recebimentos com sistema de baixa , emissão de notas, também gera inadimplência e falta de recebimento gerando prejuízo financeiro para empresa.
Prejuízo com Falta de controle de ponto e rotinas de trabalho:
A falta de controle ponto de funcionários e falta de rotina de trabalho são também principais perda de rendimento de trabalho, a ociosidade também é perda de tempo.
Também sobre registro de cartão ponto é comum erros de marcação de funcionários criando um erro de cálculo quando o sistema não é parametrizado corretamente.
Prejuízo com Falta de controle de estoque:
Toda empresa deve criar uma rotina de controle de estoque, Também é fundamental um sistema que permite monitoramento de entradas e saídas, pois a falta deste controle gera prejuízo para empresa , pois abre possibilidade de desvios.
A falta de controle de estoque, inventário, pode gerar desvio ou furto de produtos ou mercadorias, gerando prejuízo, descontrole de estoque e perda de venda.
Fraudes:
Prejuízo com a Falta de um sistema auditável e falta de acompanhamento:
A falta de um sistema completo, confiável e auditável e o acompanhamento gera possibilidades de fraudes, pois para evitar isso é preciso que o sistema tenha controle de logs de acessos, logs de alterações com data de registros e quem alterou e quem autorizou e motivo. A Falta destes mecanismos ocasiona na impossibilidade de auditoria ideal e abre possibilidades de fraudes.
A Fraudes mais comuns são alterações de dados sem registro das alterações, pois sistemas antigos que não possui rastreamento de alteração , permite o usuário que tenha acesso completo ou as vezes até parcial a alterar, editar ou excluir informações, sem que tenhamos rastro, assim impossibilitando uma auditoria correta, pois é como alterar uma informação para que ela fique original. Hoje em dia sistemas que não permite registro das alterações ou não tenham ferramentas adequadas eficientes para esse monitoramento, podem ocasionar em prejuízo para a empresa ou processo.
Nem tudo esta perdido, mesmo que não tenha rastro, existem formas de conferir documentos duvidosos ou informações registradas não confiaveis através de revisão na fonte através de comparativos com todos documentos e relatos de pessoas disponíveis até esgotar todas possibilidades, vejam exemplos:
1 - Duvida em valor de nota fiscal , Entrar em contato com fornecedor e pedir nova via da nf, se eletrônica baixar nova nota, confirmar com o comprador da empresa, se o caso com dono da empresa.
2 - Duvida em registro de funcionário, falar com testemunhas ou instalar sistema de câmeras.
3 - Duvida em registro de sistema, ver alternativas de impressão, arquivo em pdf, etc para comparar com dados em relatório exemplo:
comparar Relatório de pedidos x notas emitidas x recebimentos x notas de entrada( deve ser conciliado nota a nota, parcela a parcela)
Esse método serve para qualquer conferência,
Também podemos falar com todas pessoas envolvidas e montar relatório sobre o que foi pedido , por quem , quando e onde ? para bater com o que foi feito em dia , horário e local,
Toda ação gera uma informação registrada ou não, existem outras formas conferir atos e ações, que caminham para pericia. Se algo foi feito errado, em algum lugar foi feito, a Pericia também pode auxiliar nesse processo.
Comprovantes de pagamentos e recebimentos também devem ser armazenados, a ausência gera duvidas de quem recebeu, como nome legivel de quem recebeu ou pagou.
Contudo, podemos afirmar que somente uma auditoria completa, que tenha a disposição todas ferramentas é possível dar segurança as empresas e seus processos.
Benefícios da auditoria :
Uma auditoria correta, pode localizar prejuízos e fazer com que sejam parados, evitar prejuízos e fraudes, , pode também localizar créditos financeiros e até mesmo créditos tributários, gerando caixa para empresa e aumento de resultado.
A contabord tem experiência em auditoria e vivência para lhe informar sobre a situação interna real de sua empresa, demonstrar vulnerabilidades de sistema e processos e ou sugerir mais melhorias de segurança, gerando com isso eficiência e aumento de resultado para seus negócios ou processos.
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